人身保險(xiǎn)公司應(yīng)對本公司在業(yè)務(wù)工作中形成的各種文件材料做好分類、整理、歸檔、保管、定期鑒定及銷毀工作，必須保證業(yè)務(wù)檔案的安全、完整和準(zhǔn)確。

人身保險(xiǎn)公司對業(yè)務(wù)檔案中記載的客戶資料負(fù)有保密職責(zé)，嚴(yán)禁未經(jīng)客戶許可擅自對外泄露客戶資料。

人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案在采取紙質(zhì)載體的同時(shí)，應(yīng)輔助使用電子檔案進(jìn)行管理。歸檔業(yè)務(wù)文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)及電子文件時(shí)，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。

管理機(jī)構(gòu)和管理崗位職責(zé)

為保證人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作正常運(yùn)作，各人身保險(xiǎn)公司應(yīng)設(shè)立專門檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位，配備熟悉人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和檔案工作的專職管理人員。

人身保險(xiǎn)公司對自身的業(yè)務(wù)檔案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相應(yīng)檔案管理資質(zhì)的第三方管理的管理方式。

采取自行管理方式的，應(yīng)集中到省級公司統(tǒng)一管理。

采取委托第三方管理方式的，應(yīng)與第三方管理機(jī)構(gòu)簽訂管理合同，明確有關(guān)要求，指定專門機(jī)構(gòu)、專門人員負(fù)責(zé)監(jiān)督該機(jī)構(gòu)的運(yùn)行。

檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位的相關(guān)職責(zé)

按照國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定制定符合本公司檔案管理工作實(shí)際情況的檔案管理實(shí)施細(xì)則。

按有關(guān)規(guī)定完成日常各類業(yè)務(wù)資料歸檔和保管等工作。檔案管理人員要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行搶救。

按照規(guī)定開展檔案的利用工作，為各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和管理工作服務(wù)。

對于達(dá)到保管期限的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按檔案鑒定銷毀制度定期進(jìn)行鑒定和銷毀。

人身保險(xiǎn)公司應(yīng)建立和完善業(yè)務(wù)檔案管理工作檢查和考核制度。

業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔

歸檔范圍

投保人在投保過程中和人身保險(xiǎn)公司在承保、合同保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的業(yè)務(wù)文件。(參見附錄A業(yè)務(wù)文件歸檔范圍)為保證業(yè)務(wù)檔案的完整性，按照業(yè)務(wù)文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，劃定各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍。不論采取何種載體形式，在業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的業(yè)務(wù)文件，都應(yīng)進(jìn)行歸檔保管。

紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件整理與歸檔

各人身保險(xiǎn)公司都必須建立健全業(yè)務(wù)文件歸檔制度，業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)處理完畢后，要按照各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍和排列順序要求整理歸檔。

質(zhì)量要求

歸檔紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易蛻變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔紙制業(yè)務(wù)文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保管要求。

整理方法

裝訂

紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件的裝訂原則是以件為單位，一件一裝訂?？梢圆扇【€裝、粘貼、連發(fā)卡式裝訂機(jī)或不銹鋼釘裝訂的方法。

分類

紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件可以采用年度－業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（或機(jī)構(gòu)）－保管期限等方法進(jìn)行分類。分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持穩(wěn)定。

排列

歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合業(yè)務(wù)處理順序等排列。

編目

歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序編制歸檔目錄。歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)逐件編目。歸檔目錄設(shè)置保險(xiǎn)合同號、投保人、作業(yè)流水號、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

裝具

保存業(yè)務(wù)檔案可以使用紙箱、檔案盒及塑封等，裝具規(guī)格不限，但應(yīng)符合檔案管理的要求，有利于檔案的長期保管。

檔案管理人員選取一定量裝訂好的待歸檔文件，按照歸檔目錄順序裝入檔案裝具。裝滿一單位后，順次裝入下一單位。

檔案裝具應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置年度、保管期限、類別、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置起止件號、起止業(yè)務(wù)流水號、件數(shù)等選擇項(xiàng)。

備考表置于裝具內(nèi)檔案之后，項(xiàng)目包括裝具內(nèi)檔案情況說明、整理人、檢查人和日期。